Anche se non ce ne rendiamo conto o non sembri così importante, ogni volta che inviamo un’email, siano una, 10 o 30 al giorno, stiamo dicendo molto più di quello che riguarda i contenuti in senso stretto. Questo vale sia nell’ambito privato che, soprattutto, in quello lavorativo.
Quello che scriviamo in un’email rappresenta il nostro pensiero, le nostre intenzioni e idee. Molto spesso un’emal più diventare la nostra lettera di presentazione e quindi mostrare che tipo di professionalità, temperamento e personalità ci contraddistinguono.
Proprio per questo motivo, prima di inviare un’email di corsa, in modo automatico, bisogna pensarci due volte e ricontrallare. Il fatto che sia un mezzo relativamente informale non significa che scrivere un’email possa essere fatto senza un minimo di tecnica.
Non è professionale mancare di abilità di comunicazione o di interesse. Di certo le impostazioni rigide che si usavano fino a 20 anni fa sono ormai obsolete, ad ogni modo non è affatto corretto né raccomandbile non rispettare alcun standard stilistico, seppur minimo.
A tal proposito, vi segnaliamo alcune premesse importanti che i messaggi di posta elettronica dovrebbero rispettare per mantenere uno standard minimo di qualità ed efficacia comunicativa.
1. Usa frasi complete. Non sottovalutare le potenzialità del linguaggio. Evita di semplificare parole o frase secondo un criterio arbitrario perché il destinatario può interpretarlo come una mancanza di rispetto, sciatteria o addirittura mancanza di istruzione.
2. Non abusare delle maiuscole. Nel linguaggio virtuale, una parola scritta in maiuscolo corrisponde a gridare.
3. Aver ben chiaro prima di scrive il messaggio che si vuole trasmettere. Prenditi il tempo necessario per ordinare le idee prima di redigere un’email. Il tuo messaggio ne guadagnerà in chiarezza ed efficacia comunicativa. A dispetto di quanti credano, c’è una differenza tra la lingua scritta e parlata, e va rispettata anche nelle email.
4. Rispetta una struttura definita. Anche se non si tratta di una lettera, ogni contenuto testuale, compreso il digitale, deve rispettare le regole di coerenza e coesione, pertanto deve avere una struttura ben definita: introduzione, corpo del messaggio e conclusione.
5. Prediligi una scrittura semplice. Che sia di facile scorrimento e che promuova la comunicazione. Meglio evitare l’uso di troppi aggettivi.
6. Non usare sigle. Se non strettamente necessario possono generare confusione e trasmettere disinteressa nel voler spiegare e dare dettagli.
7. Attenzione alla punteggiatura. È un errore pensare che nessuno si renderà conto del mancato uso di una corretta punteggiatura. Al contrario, renderà difficile la lettura e trasmetterà un basso livello culturale e di istruzione. Se hai dubbi consulta sempre un vocabolario di grammatica italiana o siti online specializzati.
8. Controllare l’ortografia e rileggere prima di inviare. Usa il correttore ortografico però non fidarti ciecamente, controlla sempre rileggendo in senso contrario, dal basso verso l’altro. In questo modo sarà più facile trovare refusi ed errori grammaticali.
